چگونه یک ایمیل رسمی انگلیسی برای استاد ارسال کنیم؟
اسفند ۲۷, ۱۴۰۱ ۱۴۰۲-۰۷-۱۲ ۱۲:۲۲چگونه یک ایمیل رسمی انگلیسی برای استاد ارسال کنیم؟
یکی از کارهای سرنوشت‌ساز و دشوار که معمولاً در زمان انجام آن ترمز دانشجو در پروسه اپلای کشیده می‌شود، فرستادن ایمیل رسمی برای استاد دانشگاه و گرفتن پذیرش از او است. به هر حال شروع یک ایمیل به اساتید می‌تواند گیج‌کننده باشد. این که چه چیزی در یک ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد بنویسید، شروع و پایان چگونه باشد و حتی فونت آن چه باشد در آن لحظه تبدیل به سخت‌ترین انتخاب‌های دنیا می‌شوند. البته این‌ها سوالاتی هستند در هنگام نوشتن یک ایمیل رسمی برای استاد برای هر کسی پیش می‌آید. تجربه شخصی خودم در زمانی که اولین مکاتبه خارجی‌ام در یک ایمیل رسمی را داشتم یادم نمی‌رود. دو روز کامل دور خودم چرخیده بودم و برای انتخاب ساده‌ترین کلمات انگلیسی هم دچار مشکل شده بودم.
اگر به دنبال جواب سوالات بنیادین و سازنده یک ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد مخصوصاً در راستای پذیرش گرفتن هستید، تا پایان این مقاله در آرکا ساینس با ما همراه باشید تا با شناخت آداب و قواعد، بایدها و نبایدها و دیدن چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد به درک درستی در این زمینه دست یابید.
مقاله پیشنهادی: چگونه بهترین استاد راهنما برای اپلای را پیدا کنیم؟
نگارش ایمیل رسمی برای استاد
باید در نظر داشته باشید که متن و محتوای ایمیل، بازتابی از شخصیت شما را برای استاد به نمایش می‌گذارد. پس باید نکاتی را در آن رعایت کنید تا بتوانید با تاثیر مثبتی که روی استاد می‌گذارید او را وادار کنید تا با درخواست شما مثل گرفتن پذیرش، توصیه‌نامه یا حتی تمدید پروژه موافقت کند. یک ایمیل رسمی برای استاد باید صریح و کوتاه باشد. در نظر داشته باشد یک پروفسور وقت زیادی ندارد و برای آن ارزش زیادی هم قائل است. به همین دلیل است که باید رک و پوست‌کنده و به صورت رسمی حرف خود را انتقال دهید.
ساختار یک ایمیل رسمی به استاد باید همانند یک نامه باشد و المان‌های یک نامه، کامل در آن رعایت شود. مواظب لحن‌تان باشید که همواره رسمی باقی بماند و از اصطلاحات عامیانه اصلاً استفاده نکنید. از وارد شدن به مسائل شخصی و زیاده‌گویی نیز به شدت بپرهیزید. اگر قصد ارسال یک ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد را دارید، اگر قصد دارید خود را حرفه‌ای نشان دهید، بهتر است از ایمیل دانشگاهی و نام کامل خود استفاده کنید، نه ایمیلی که دارای اسامی مستعار است.
عنوان واضح
یک استاد دانشگاه معتبر در طول روز ممکن است ایمیل‌های زیادی از گوشه و کنار دنیا دریافت کند. واضح بودن عنوان ایمیل شانس بیش‌تری برای خوانده شدن آن ایجاد می‌کند. برای مثالRequest for Executive Master in Project Management Student Admissions به خوبی نشان می‌دهد که این شخص به دنبال درخواست پذیرش برای ورودی در رشته کارشناسی ارشد اجرایی در مدیریت پروژه است و اساتید احتمالاً چنین نامه‌هایی را می‌خوانند.
سلام کردن
در سنت ما ایرانی‌ها هم سلام با سلامتی همراه است، پس بدانید که نباید از این قسمت به سادگی گذر کنید. در هنگام نوشتن ایمیل رسمی باید در نظر داشته باشید که این قسمت اولین چیزی است که استاد می‌بیند و اگر با Hi شروع کنید شاید هیچ‌وقت ایمیل شما خوانده نشود. فرمول خوب برای سلام کردن در ایمیل رسمی استفاده از کلمه Dear به علاوه عبارات رسمی Mr.، Mrs. و Dr. به همراه نام خانوادگی استاد است. استفاده از Hello هم مشکلی ندارد و رایج است. پس بهتر است ایمیل خود را با Dear Mr. Green یا Hello Mrs. Forster آغاز کنید تا استاد مورد نظر متوجه جدی بودن شما بشود. همچنین به کار بردن اسم کوچک به همراه نام خانوادگی مشکلی ندارد. اما فقط در شرایطی می‌توانید استاد را به اسم کوچک صدا کنید که در مکاتبات قبلی خودش اطلاع داده باشد که ترجیح می‌دهد به اسم کوچک صدا شود. همچنین حواستان باشد که اسپل نام و نام خانوادگی استاد را به درستی بنوسید.
کوتاه و مفید
اساتید تعداد زیادی دانشجو و درخواست‌های گوناگون در روز برایشان میل می‌شود. طبیعتاً یک استاد دانشگاه وقت آن که یک ایمیل طولانی را بخواند، ندارد. به همین دلیل است که یک ایمیل رسمی برای استاد باید کوتاه و مفید نوشته شود و خیلی صریح و خلاصه تمامی حرف‌ها لازم به استاد انتقال یابد. در واقع باید سعی کنید در یک پاراگراف بحث را جمع کنید و اصل مطلب را انتقال دهید. یادتان نرود که ایمیل طولانی‌تر شانس کم‌تری برای خوانده شدن دارد. باید تمرکز ایمیل روی سوالات مهم و اطلاعات اصلی که قصد دارید برای استاد آن را بازگو کنید باشد.
حرفه‌ای و رسمی باشید
شما باید تلاش کنید با استادتان یک رابطه حرفه‌ای بسازید و این رسمی و حرفه‌ای بودن باید از متن ایمیل شما منعکس شود. کلمات همگی با دقت و با گرامر، نگارش و املای صحیح نوشته شوند. به هیچ وجه در ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد از ایموجی یا شکلک یا عبارات مخفف مثل OMG استفاده نکنید. در کل رعایت درست دستور زبان و نگارش می‌تواند شما را یک فرد حرفه‌ای جلوه دهد. یادتان باشید شما SMS نمی‌فرستید و در حال نوشتن یک ایمیل رسمی به استاد دانشگاه می‌باشید. پس نمی‌توانید You را به U خلاصه کنید یا بی‌دلیل از حروف بزرگ استفاده کنید که حس فریاد زدن و منفی را در ذهن استاد تداعی کند.
لحن ایمیل باید محترمانه باشد. خیلی در نوشتن متن و استفاده از کلمات درست باید دقیق باشید. متن ایمیل را با دقت بارها بخوانید تا غلط تایپی در آن نباشد. یک مورد دیگر که باید به آن دقت کنید تا حرفه‌ای دیده شوید این است که اطلاعات شخصی وارد ایمیل رسمی نکنید. زندگی شخصی شما به استاد ربطی ندارد و فقط وقتش را می‌گیرد.
همچنین اگر برای معرفی‌نامه به استاد ایمیل زده باشید که باید کامل خود را معرفی کنید. حتی اگر دانشجوی استادی باشید، در نظر داشته باشید که او بیش از 100 دانشجو داشته باشد و باید خود را کامل معرفی کنید و بگویید در چه کلاسی و چه روزی دانشجوی او هستید.
فونت رسمی
جدا از این که لحن ایمیل، نگارش و انتخاب کلمات خیلی حساس هستند، فونت متن ایمیل نیز مسئله خیلی مهمی است. هنگام نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد باید از فونت‌های رسمی استفاده کنید.
فونت‌های رسمی توصیه شده باید سبکی تمیز و مدرن داشته باشند. از جمله فونت‌های رسمی انگلیسی مناسب برای ایمیل می‌توان به Times New Roman، Cambria، Calibri، Arial، Verdana، Helvetica و Georgia اشاره کرد. این فونت‌های رسمی به راحت‌تر خوانده شدن ایمیل شما کمک شایسته‌ای می‌کنند.
پایان ایمیل
ایمیل باید با یک تشکر رسمی و نام و نام خانوادگی شخص به اتمام برسد. عیاراتی که شما را کاملاً حرفه‌ای نشان دهند و غیر رسمی هم نباشند. این تشکر پایان ایمیل برای اساتید خیلی مهم است و انجام نادرست آن یک طورهایی شخص را بی‌ادب و غیرحرفه‌ای نشان خواهد داد. شما نمی‌توانید در انتهای ایمیل رسمی برای استاد See Ya Later یا XoXo بنویسید. خیلی راحت کافی است بنویسید Yours sincerely, و به خط بعد بروید و اسم کامل خود را که در واقع امضای شماست اضافه کنید.
بدانید که اگر قرار است شما را در آینده به عنوان یک شخص آکادمیک بشناسند، از همین حالا باید یک امضای حرفه‌ای انتخاب کنید. مثلاً اگر دانشجوی استادی هستید می‌توانید یکی از اطلاعات مثل شماره دانشجویی، نام دانشگاه و حتی خود آدرس ایمیل یا اکانت برای مثال لینکدین در انتهای ایمیل به عنوان امضا ظاهر رسمی و محترمانه شما را به رخ خواهد کشید.
در زیر چند نمونه عالی برای تشکر حرفه‌ای در پایان ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد آورده‌ایم تا بتوانید از آن‌ها در موقعیت درست به راحتی استفاده کنید.
- Fond regards
- With gratitude
- Thanks again
- Best
- Looking forward to hearing from you
- All the best
- Yours sincerely
- Thank you
- Best regards
- With appreciation
- Sincerely
نکاتی ایمیل رسمی به استاد
خب سعی کردیم تا این جای مقاله تمامی مطالب لازم برای نوشتن یک ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد را بیان کنیم. اما به هر حال باز هم نکاتی وجود دارند باید آن‌ها را به درستی رعایت کنید تا بتوانید یک ایمیل حرفه‌ای ارسال کنید.
باید برای ارسال ایمیل دلیل کافی داشته باشید و به هر دلیلی یا سوالاتی که جواب‌شان شاید به راحتی در دسترس باشد نباید وقت استاد را بگیرید. اگر استادی ایمیل شما را جواب داده نهایتاً در عرض 48 ساعت باید پاسخی برای ایمیلش ارسال کنید. حتی اگر سوالی یا حرفی هم ندارید، باید تایید کنید که ایمیل را دیده‌اید و از استاد تشکر به عمل بیاورید که جواب‌تان را داده است.
نسبت به اسم آدرس ایمیل خود بی‌تفاوت نباشید. اگر دانشجو هستید از ایمیل دانشگاهی و اگر نه باید از اکانتی که از اسم و فامیل شما تشکیل شده استفاده کنید. شب‌گرد تنها یا پرنده سرگردان آدرس ایمیلی مناسبی در این مواقع نیستند.
اگر به دنبال یافتن پوزیشن دکتری در دانشگاه‌های معتبر دنیا هستید، پیشنهاد می‌کنیم، حتما مقاله «13 سایت برای پوزیشن دکتری» را مطالعه کنید.
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد
خب حالا که دیگر راه و رسم نوشتن یک ایمیل رسمی به استاد را می‌دانید، بد نیست به چند فرمت و نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد هم نگاهی بیندازید و حتی در صورت لزوم از آن‌ها در این راستا استفاده کنید. این نمونه‌ها می‌توانند در نوشتن ایمیل‌های تاثیرگذارتر به شما کمک کنند.
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد برای یک بهانه
Dear Professor (name),
My name is (your name), and I’m in your (insert details) class. First, I would like to apologize personally and explain why I have been unable to (insert what you need an excuse for).
II would like to reassure you that this won’t happen again.
With gratitude
Alli Yazdani
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد برای درخواست پذیرش
Subject: Request for Executive Master in Project Management Student Admissions
Dear Professor [Name],
I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the Executive Master in Project Management program at [University Name], and to request your assistance with the admission process.
As a [your current profession or academic background], I have gained extensive experience in [relevant field or industry], and I believe that the Executive Master in Project Management program will provide me with the skills and knowledge necessary to take my career to the next level. I am particularly impressed by the program’s emphasis on [specific feature or aspect of the program that interests you], and I am eager to learn from the experienced faculty members and distinguished guest speakers.
I would be grateful if you could provide me with any guidance or advice on the admission process, including the application requirements and any tips for preparing a strong application. Additionally, I would be honored if you could write a letter of recommendation on my behalf, highlighting my strengths and qualifications for the program.
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing back from you soon.
Best regards
Alli Yazdani
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد برای از دست دادن کلاس‌ها
Dear Professor (name),
I’m currently failing your class (class name) and wanted to speak with you about what I can do to put things right.
Could you spare some time to sit down with me and discuss my current progress and provide some feedback on areas I can improve? I would welcome your expert guidance in helping me to get back on track.
If you are willing and able to help me, please email me back with a suitable date and time for us to meet.
Many thanks
Alli Yazdani
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد برای وارد شدن به کلاسش
Dear Professor (name),
I’m currently studying at (college) and am interested in joining your class. I’m fascinated by the subject, and I’ve heard great things from previous students.
Can you tell me how I register for your class and if there is anything I can do to increase my chances of getting in or prepared beforehand?
Looking forward to hearing from you
Alli Yazdani
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد برای گرفتن توصیه‌نامه یا Recommendation letter
Dear Professor (name)
I have enjoyed your class and I am now planning my future academic career. I am emailing to request a letter of recommendation for me at (insert details).
During my time studying with you, you have helped me develop academically and personally, and I hope you have seen this progress. A recommendation from you would help immeasurably in my future career
I look forward to hearing from you
Looking forward to hearing from you
Alli Yazdani
نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای جواب دادن و تشکر از استاد
Hi Professor (name)
Thanks for your recent email In answer to your message (insert details)
If you would like any further information from me, or you would like to carry in a conversation, please let me know. It would be great to hear from you
Kind regards,
Alli Yazdani
سخن پایانی
نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد همواره جز چالش‌های دانشجویان و افرادی است که می‌خواهند وارد روند اپلای شوند و توصیه‌نامه بگیرند، بوده است. ایمیل رسمی به استاد راه و روشی دارد که همگی باید در کنار هم قرار بگیرند و رعایت شوند تا شخص بتواند ایمیلی کامل برای اساتید ارسال کند. در این مطلب از آرکا ساینس نحوه نوشتن ایمیل رسمی برای استاد دانشگاه را بیان کردیم. باید بدانید که یک ایمیل غیرحرفه‌ای بهتر است ارسال نشود، چون وجه شخص را به کلی خراب خواهد کرد. پس وقتی تصمیم می‌گیرید یک ایمیل ارسال کنید، باید نکات زیادی را رعایت کنید تا به درخواستتان رسیدگی شود. به یاد داشته باشید که ایمیل خود را مختصر، حرفه‌ای و هدف‌دار نگه دارید. در متن ایمیل، مشخص کنید که به دنبال چه چیزی هستید و اگر به دنبال توصیه‌نامه هستید، بازگو کنید که چرا به آن رشته علاقه دارید. فراموش نکنید که از استاد برای وقت و توجهش تشکر کنید.
در این مقاله از آرکا ساینس آموزش کامل نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی برای استاد را با هم بررسی کردیم و با ارائه چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد سعی کردیم شما را با نگارش یک ایمیل رسمی آشنا کنیم. امیدواریم که این آموزش گوگل اسکولار بتواند راهنمای کاملی برای شما در نوشتن ایمیل رسمی برای استاد باشد.
